Ley No. 301 de 1964. Capitulo III. Del Protocolo

DEL PROTOCOLO

Art. 33.- Los Notarios están obligados a conservar los originales de las actas auténticas que escrituren y tendrán un protocolo de las mismas. Cuando se trate de legalización de firma sólo deberá hacerse mención del acta correspondiente en un registro que se llevará al efecto.

Art. 34.- El protocolo estará dividido en volúmenes contentivos de las actas escrituradas entre el 1ro. de Enero y el 31 de Diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.

Art. 35.- Todas las actas protocolizadas llevarán el número que les corresponda, escrito en letras y por orden de fecha.

Art. 36.- Todas las hojas de cada volumen serán foliadas con el número que les pertenezca por su orden, escrito en letras y guarismos.

Art. 37.- Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros por la opuesta. Además se dejará en las dos plantas de la hoja, otro margen de cinco centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones. Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco centímetros, a excepción de aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los testigos.

Art. 38.- El primer día de cada año los Notarios abrirán el correspondiente volumen del protocolo extendiendo una nota que diga así: "Volumen del Protocolo de los instrumentos públicos correspondientes al año de.....". Fechará en letras, firmará y sellará. Extenderá una nota análoga el último día del año para cerrar el volumen que diga así: "Concluye el volumen del Protocolo del año de…..., que contiene tantos instrumentos y folios, escriturados durante el mismo por el infrascrito Notario". Fechará en letras, firmará y sellará.

Art. 39.- Cuando el volumen anual, por su grosor, a juicio prudente del Notario, deba encuadernarse en más de un tomo, se cerrará el primero y se empezará el segundo con las notas expresadas en el artículo anterior, variadas en lo necesario para designar los meses que contiene cada tomo. Los diferentes tomos no se consideran como distintos volúmenes, por lo cual no se interrumpirá ni volverá a empezar en el segundo la foliación del primero, debiendo expresarse en la nota final del último tomo de cada volumen, además del número de actas y folios del tomo, el número de actas y folios que formen el volumen, so pena de CINCUENTA PESOS (RD$ 50.00) de multa contra el Notario contraventor. A más tardar el 31 de marzo de cada año, todos los volúmenes de los Notarios deberán estar perfectamente encuadernados con pasta sólida de lomo de piel, so pena de CINCUENTA PESOS (RD$ 50.00) de multa contra el Notario contraventor.

Art. 40.- Los Notarios serán responsables de la integridad y conservación de los protocolos. Si se deterioran por falta de cuidado, deberán reponerlos a sus expensas, incurriendo además en multa o sanción disciplinaria, según se estimare conveniente.

Art. 41.- Los Notarios llevarán un libro índice de todas las actas auténticas que escrituren. Este índice contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes y testigos y la relación del registro.

Art. 42.- El libro índice será firmado y sellado en la primera y ultima hoja por el Presidente del Juzgado de Primera Instancia del Distrito Judicial a que pertenezca el Notario, libre de derecho.

Art. 43.- El derecho a expedir copias pertenece solamente al Notario o funcionario que posea legalmente el original.

Art. 44.- Los Notarios no podrán expedir copias de ningún acta que deba ser registrada antes de haber cumplido con esa formalidad.

Art. 45.- De cada acta notarial que contenga obligación de pagar sumas de dinero o entregar objetos susceptibles de evaluación, se expedirá copia a cada parte que tenga derecho a perseguir la ejecución de las obligaciones contenidas en el acta.

Art. 46.- Únicamente las primeras copias o las ulteriores que sean expedidas con autorización del Juez de Primera Instancia de acuerdo con el artículo siguiente, podrá servir de título para realizar actos de ejecución.

Art. 47.- No podrán expedirse ulteriores copias que sustituyan a la primera de actos notariales que contengan obligación de pagar sumas de dinero o entregar objetos susceptibles de evaluación, sino en virtud de auto del Juez de Primera Instancia, por causa debidamente justificada. De dicho auto se hará mención al margen de la escritura original.

Art. 48.- No podrán expedirse copias de actas notariales a terceras personas, sino en virtud de auto del Juez de Primera Instancia, siempre que justifiquen un interés legítimo.

Art. 49.- De las actas notariales podrán expedirse segundas o ulteriores copias a las partes, o a sus herederos y causahabientes.

Art. 50.- En todos los casos en que se expidan copias de actos notariales, los Notarios deberán hacer constar el número que le corresponda según las copias ya expedidas, e igual dato hará constar en la escritura original.

Art. 51.- Los actos hechos en contravención a las disposiciones de los artículos 11, 15, 16 (a y c), 17, 23, 29, 31 y 47 de esta Ley serán nulos si no están firmados por las partes; si lo están, valdrán como actos bajo firma privada. No se deroga el Art. 1318 del Código Civil.

Art. 52.- Los Notarios están obligados a preservar los documentos de su archivo contra perdidas y averías; de los que responderán siempre que no probaren que habían tomado las precauciones posibles para evitarlas.

Art. 53.- El notario que obtuviese licencia encargará la custodia de su archivo a otro Notario del municipio de su residencia y a falta de éste al Juzgado de Paz, debiendo comunicarlo a la Suprema Corte de Justicia bajo pena de cien pesos oro de multa.

Art. 54.- En los casos de suspensión de un Notario, la entrega del archivo se verificará como en el caso de licencia acordada a un Notario.

Párrafo.- En los casos en que los abogados que desempeñen las funciones de Suplentes de Jueces de Paz, no lo fueren por el tiempo señalado en el Párrafo del artículo 3 de la presente Ley, su archivo pasará de pleno derecho al Juzgado de Paz correspondiente, sin compensación alguna.

Art. 55.- En caso de muerte, renuncia, destitución o inhabilitación de un Notario, el Juez de Paz del municipio sellará el archivo, teniendo antes cuidado de recoger todos los documentos que pertenezcan al protocolo y colocarlos en lugar seguro. Para esta operación estará el Juez de Paz acompañado de su Secretario. Dentro de un plazo que no excederá de tres días, procederá el mismo Juez de Paz asistido del Secretario, a comenzar un inventario de todos los documentos que constituyan el protocolo, el cual deberá terminarse dentro del más breve tiempo posible. Terminado el inventario, el Juez de Paz lo depositará en la Secretaría del Juzgado de Primera Instancia. Nueve días después de terminado el inventario, y previo aviso por carta circular a los notarios locales, será vendido el protocolo en pública subasta, en la que no se aceptarán pujas sino a los Notarios de la localidad. El producto de la venta se distribuirá así: setenta por ciento, para el Notario o sus herederos, veinte por ciento, para el Fisco y diez por ciento para el municipio.

Párrafo 1.- Los documentos que se encuentren en el archivo del Notario y no pertenezcan al protocolo serán igualmente inventariados y entregados al Notario adquiriente en calidad de depósito, para ser entregados a sus dueños cuando hubiere lugar.

Párrafo 2.- En el caso de que no fuere posible proceder a la subasta por haber quedado esta desierta o por no haber más de un Notario en la localidad, el archivo quedará depositado en el Juzgado de Paz, pudiéndose entonces proceder a la venta aún de grado a grado. Mientras el archivo permanezca depositado en el Juzgado de Paz cuando haya que expedirse copia de algún documento, el Juez de Paz, requerirá a otro Notario de la localidad para que la expida; y si no hubiere otro Notario, la expedirá el mismo Juez de Paz.